Al recibir materiales por parte del proveedor, dicho material se someterá a una serie de verificaciones para comprobar que sea correcto y que se encuentre en buenas condiciones, además de corroborar que lo que se recibe sea lo solicitado en cuanto a número y modelo.
Si exiten variaciones entre los pedidos solicitados y el material que el proveedor quiere entregar, el almacenista debe informar inmediatamente al área correspondiente para saber si el material es aceptado o devuelto en ese momento.
En caso de que el pedido esté conforme a lo solicitado, se procederá a la aceptación del mismo y al pago según las políticas de la empresa.
Pasos para la recepción de mercancías.
1.- Descarga de los materiales de los medios de transporte.
2.- Operación de verificación y conteo de los productos.
3.- Revisión de documentos.
4.- Control de calidad.
5.- Reclamación.
Documentos necesarios para la recepción de materiales.
a) Requisición de compras.
Es un documento físico o electrónico que sirve para solicitar la entrega o compra de un material, el cual se usa en todos los departamentos de una empresa (Mercadotecnia, Dirección, Producción, Jurídico, Contabilidad, Finanzas, etc) que intervienen de forma directa en la producción de un bien.
b) Orden de compra.
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega. La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura.
Es un comprobante fiscal donde se inscriben los datos necesarios para una operación comerial de compra-venta de material prima, material o productos de almacén.
Este documento sólo funciona como comprobante de que el material fue entregado al cliente y tiene validez cuando se firma de conformidad. Se llena manualmente y sólo lo envía el proveedor.
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